为规范会议管理，改进会议质量，提高工作效率，制定本规定。

     一、会议类型

（一）按会议性质划分

1．大型会议：如业主大会。

2．综合会议：如楼栋长会议、月度工作例会,业委会与物业公司工作协调会议（简称双方协调会）、业委会与监委会工作会议（简称两委工作会议）、经济活动分析会议等。

3．日常会议：如周工作会议等。

（二）按会议周期划分

1．临时召开：重要事项需要研究的会议。

 2．每周召开：周日工作例会。

3．每月召开：双方协调会、楼栋长会议、

4、每季召开：两委工作会议、经济活动分析会。

5．每半年召开：业委会工作总结会。

6．每年召开：业主大会。

二、会议要求

1．会议通知。根据会议性质一般由主任通知也可由牵头委员负责通知。

2．会议纪律。（1）点名签到，参会人员不得迟到、早退。（2）会议中严禁交头接耳、大声喧哗或随意插话。（3）手机一律设置为震动，严禁会场中大声接听电话。（4）参加会议人员必须携带记事本，认真做好记录。

3．会议过程。会前充分准备，会议紧凑有序，做到短而精、实而在。综合会议一般不超过60分钟；会上发言要求有事说事、直奔主题、言简意赅，禁止夸夸其谈、不着边际。在表述清楚的前提下，个人发言一般不得超过5分钟。

4．会议落实。重要会议内容应形成“会议纪要”或文件。落实会议内容采取归口管理，分工负责的原则，由牵头人切实做好督查督办工作，并将落实情况及时向主任汇报，或下一次会议（微信）上通报，确保会议各项决议得到落实。

三、其他事项

按照业委会议事规则的要求，需要监委会参加的会议应通知监委会派员列席。

 附件：1．周工作例会制度

2．楼栋长会议制度

3．双方协调会议制度

4．经济活动分析会议制度

5．两委工作例会制度

 附件1：

业委会周工作会议制度 

一、会议时间

每周日晚上19:30召开，其中每月第四个周日为月度工作例会。

二、会议地点

业委会办公室。

三、参加人员

全体正式委员。

四、会议议程

会议由主任主持，各委员汇报时要求做到汇报要素齐全，简明扼要。具体程序如下：

1．各部门汇报。

（1）汇报次序：工程－安保消防－保洁绿化－经营管理－其它事项。

（2）汇报内容：汇报要做到简明扼要，有事说事。汇报时间原则上不超过5分钟。

各位委员主要汇报分管工作一周来的情况，下周的打算，存在的问题，解决的建议以及需要业委会协调的问题。

2．会议主持人做中心发言。

（1）小结一周（月）来业委会的工作。

（2）就物业公司和业主反映的情况作出工作布置。

（3）强调下周的重点工作。

3．副主任讲话。

五、会议要求

1．对周日例会上布置的事项，各委员必须切实抓好落实，并按照要求在次周日例会上汇报完成情况。

2．每周主要工作安排由主任负责督查督办，并在第四个周日例会上进行通报。

 

附件2： 

楼栋长工作会议制度

一、会议时间

每月上旬召开，具体时间由办公室在楼栋长群通知。

二、会议地点

业委会办公室。

三、参加人员

主任、副主任、委员、全体楼栋长

四、会议议程

会议由主任或指定一名委员主持，各位楼栋长汇报时要求做到汇报要素齐全，简明扼要。具体程序如下：

1．各楼栋长汇报分管楼栋的情况

（1）汇报次序：以楼栋顺序发言。

（2）汇报内容：主要汇报本栋一月来的情况，存在的问题，解决的建议以及需要业委会协调的问题。汇报要做到简明扼要，有事说事。汇报原则上不超过2分钟。

2．会议主持人做中心发言

（1）小结楼栋长一月的工作情况。

（2）就物业公司和业主反映的情况进行布置。

（3）强调下个月的重点工作。

3．主任讲话

五、会议要求

1．对楼栋长例会上布置的工作事项，各楼栋长必须切实抓好落实，并在下月例会上汇报完成情况。

2．每月的主要工作安排由主任负责督查督办，并在下月楼栋长例会上进行通报。

 

附件3：

双方协调会议制度

一、会议时间

每月下旬召开，具体时间临时通知。

二、会议地点

业委会办公室。

三、参加人员

业委会主任、副主任、委员，监委会主任。物业公司经理，财务经理以及工程、安保消防、绿化、保洁方面的负责人。

四、会议议程

会议由业委主任主持，具体程序如下：

1、物业公司经理向业委会汇报公司各专业口当月工作完成情况和存在的问题以及下月打算。

2．物业公司财务经理汇报上月度（季、半年、全年）小区公共收益支出情况以及下季度物业公司需从共享账户中提取资金数额。

3、业委会主任对物业公司当月的工作进行点评。通报小区业主提出的各类需要解决的问题以及需要物业公司立即整改的问题，对物业公司下一个月的工作提出要求。

4、双方就相关的问题进行磋商。

4、物业公司经理表态。

5、业委会主任做总结发言。

6、监委会主任讲话。

汇报内容要求做到简明扼要，汇报原则上不超过10分钟。

五、会议要求

1．对协调会上布置的事项，物业公司必须切实抓好落实，并按照要求在下月协调会上汇报完成情况。

2．业委会委员按照专业分工负责对物业公司相关工作督查督办，并在下月由业委会主任在协调会上进行通报。

3、会议结束3日内形成会议纪要向业主公布。

附件4： 

经济活动分析会议制度

一、会议时间

每季财务报表完成后15天、年度财务报表完成后30天内进行，具体时间由主任与经费管理人员协商后通知；会议时间原则上不超过60分钟。

二、会议地点

业委会办公室

三、参加人员

业委会主任、副主任、委员、监委会主任、经费监督委员、

四、会前准备

1．每季度末5日内、年终末15日内，业委会经费管理委员须将相关经济活动分析资料提交业委会、监委会主任。

2．经济活动分析资料应包括小区公共收益的收支情况，房屋专项维修基金使用和续交情况，业委会、监委会成员的季度津贴支付情况和办公费用支出情况。

五、会议议程

会议由业委会主任主持。具体程序如下：

1．业委会经费管理委员分析汇报上季度（上年度）小区公共收益支出情况。

2、业委会主任、监委会主任讲话。

六、会议落实

会议结束后3日内，业委会经费管理委员需形成《经济活动分析会议纪要》，经业委会主任审核批准后向业主公布。

附件5：

两委工作会议制度

一、会议时间

原则上每月一次。根据需要，经两委主任协商后可随时通知召开。

二、会议地点

业委会办公室。

三、参加人员

业委会主任、副主任、委员，监委会主任、委员

四、会议议程

会议由业委会主任主持，具体程序如下：

1、业委会主任汇报业委会前期工作情况和存在的问题以及下一步打算。

2、监委会主任对业委会前期工作进行点评，对业委会下一阶段的工作提出建议。

3、两委委员发言。就有关的问题进行磋商。

4、业委会主任、监委会主任讲话。

汇报内容要求做到简明扼要，有事说事。汇报原则上不超过10分钟。

五、会议要求

对两委会上布置的事项，两委必须切实抓好落实，并按照要求在下次两委会议上汇报完成情况。